Wielu właścicieli małych przedsiębiorstw, przynajmniej na początku swojej drogi do sukcesu, nie zatrudnia księgowej, nie wszyscy też korzystają z usług biur rachunkowych. Czasem jednak pojawia się problem, bo okazuje się, że źle wystawiliśmy fakturę VAT. Warto więc dowiedzieć się jak to zrobić poprawnie, by dokument był zgodny z zasadami obowiązującymi w Wielkiej Brytanii.
Rachunek powinniśmy wystawić i przekazać klientowi od razu po wykonaniu zlecenia czy dostarczeniu towaru. Ze stałymi kontrahentami możemy umówić się na wystawienie faktury na koniec miesiąca lub gdy należność za usługi przekroczy określoną kwotę.
Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze?
Rachunek powinien posiadać tytuł w języku angielskim – „Bill” lub „Invoice”. Na górze dokumentu należy umieścić numer faktury oraz datę jej wystawienia. Każda faktura powinna posiadać swój unikalny numer. Nie musi się on składać tylko z cyfr, może także zawierać litery. Numer możemy stworzyć z początkowych liter nazw firmy klienta, np. wystawiając rachunek dla firmy Events Pro, możemy ustalić skrót EP i do skrótu dołączać kolejne numery co miesiąc: EP1, EP2, EP3 itd. Numerem faktury może być również aktualny miesiąc i rok, np. 010414, 020414, 030414 itd. Forma jest dowolna, konieczne jest jednak zachowanie ciągłości numeracji. Poniżej wpisujemy dane swojej firmy i numer VAT lub imię, nazwisko oraz dokładny adres w przypadku, gdy działamy jako sole trader. W przeciwieństwie do polskich faktur nie musimy podawać numeru identyfikacji podatkowej. Nie ma także potrzeby umieszczania na fakturze numeru NI. Kolejnym krokiem jest wpisanie danych klienta (nazwa, adres, numer VAT).
Ważne, by przed wystawieniem rachunku poprosić swojego kontrahenta o dane do faktury, ponieważ nie zawsze adres siedziby firmy jest taki sam, jak adres rejestracyjny działalności.
Niezwykle ważne jest oczywiście wpisanie nazwy towaru, czy też usługi, czyli przedmiotu sprzedaży. Opis powinien zawierać tylko kilka słów, naturalnie w języku angielskim. Obok podajemy cenę brutto oraz netto w funtach. Poniżej należy zamieścić informację w jakiej formie powinna zostać dokonana wpłata. Firmy zwykle najchętniej płacą przelewem bankowym, są jednak i takie, które preferują wystawianie czeków. Najlepiej więc będzie, jeśli umieścimy na rachunku informację, która dopuszcza obie formy:„Payments by cheque or money transfer to the following bank account:”
Nie zapomnijmy podać danych do przelewu oraz terminu płatności. W Wielkiej Brytanii zazwyczaj czeka się na wpłatę 30 dni, choć możemy również określić krótszy termin. Kontrahent może to jednak zinterpretować jako brak zaufania lub po prostu ponaglanie.
Fakturę możemy przesłać klientowi jako wydrukowany dokument tradycyjną pocztą lub jako skan zapisany w pliku PDF pocztą elektroniczną. W przeciwieństwie do polskich zasad wystawiania rachunków, w UK nie ma potrzeby umieszczania na dokumencie pieczątek oraz podpisów. Pamiętajmy, że fakturę, tak jak i inne dokumenty, należy wystawiać zawsze w dwóch egzemplarzach – jeden z nich przekazujemy kontrahentowi, drugi zachowujemy dla siebie.
