Projekt biura firmy powinien być stworzony w oparciu o potrzeby pracowników, tak by eliminować poziom stresu i zwiększać efektywność działań. Co w planowaniu wnętrza koniecznie trzeba uwzględnić, a czego z pewnością unikać?
Z badań wynika, że ponad 1/3 pracowników jest w pracy często rozkojarzona i rozproszona, a ponad 80% osób przerywa wykonywane czynności z powodu różnych czynników zewnętrznych. Powodem tego jest bardzo często źle zaaranżowana przestrzeń biurowa. Podczas tworzenia projektu biura bardzo ważne jest wyraźne wydzielenie obszarów o różnym przeznaczeniu, takich jak nierozpraszające uwagi pokoje do pracy w ciszy, pokój do spotkań biznesowych, sala zebrań oraz miejsce przeznaczone na relaks, zwiększające kreatywność. Te ostatnie stają się coraz bardziej popularne, a firmy prześcigają się w ich aranżowaniu.
Podczas urządzania tzw. chillout room można sobie pozwolić nawet na odrobinę szaleństwa. W salach tego typu często pojawiają się kolorowe poduchy do siedzenia nisko na ziemi, hamaki i wygodne sofy, zwykle w intensywnych kolorach pobudzających zmysły. Ustawiane są również sprzęty rodem z wnętrz klubowych: konsole do gier, stoły do ping-ponga, stoły bilardowe, piłkarzyki rzutki itp. W centralnym punkcie dobrze jest także powiesić dużą tablicę na markery, która przyda się do zapisywania kreatywnych idei. Inspiracji służą również wysokie okna i szklane ściany zewnętrzne. Zdaniem psychologów biznesu takie wnętrza sprzyjają komunikacji w zespole i tworzeniu innowacyjnych idei.
Normą są dziś także w pełni wyposażone, niemal domowe, kuchnie, w których można nie tylko przyrządzić szybki obiad, ale także zasiąść przy wspólnym stole. To idealne miejsce do integracji. Popularne do niedawna biura z salami typu open space zastępowane są w ostatnim czasie przestrzeniami typu lounge, czyli strefami do pracy indywidualnej, w odosobnieniu. Jednak nawet najlepiej urządzone wnętrze może okazać się niesprzyjające pracy, jeśli źle dobierzemy wielkość przestrzeni do ilości pracowników. W ciasnych pomieszczeniach, w których pracuje wiele osób trudno jest wygospodarować indywidualne miejsce do pracy. W takich pokojach natężenie dźwięków rozprasza uwagę, a zbyt mała ilość świeżego powietrza przyczynia się do gorszej wydajności. Problemem jest także sytuacja odwrotna, gdy na biuro przeznaczymy zbyt dużą przestrzeń, a firma liczy tylko kilka osób. Im więcej pokoi i korytarzy, tym trudniej o szybką i łatwą komunikację między pracownikami.
Pamiętajmy także, że aranżacja przestrzeni biurowej powinna wiązać się z charakterem branży, w jakiej działa firma. Aranżacją można bowiem podbić kreowany wizerunek, nawiązać do tradycji, podkreślić innowacyjność czy też znajomość aktualnych trendów. Podczas urządzania biura nie zapominajmy także o zasadach prawnych, które ściśle określają np. ilość przestrzeni, jaka powinna przypadać na każdego pracownika.
