Komunikat prasowy to jeden ze środków przekazu informacji na temat firmy do publicznej wiadomości. Profesjonalnie stworzone, niewymagające redakcji komunikaty mają większą szansę na publikację w mediach niż teksty wymagające dodatkowej pracy dziennikarza czy redaktora.
Ważny jest temat
Pierwszą i podstawową zasadą, którą powinniśmy kierować się podczas tworzenia komunikatu prasowego, jest wybór odpowiedniego tematu. Musi być interesujący. Jeśli temat nie będzie ciekawy, nawet perfekcyjnie zbudowana informacja prasowa nie zyska zainteresowania mediów. Bardzo ważne jest też to, by przekazywana w tekście informacja była aktualna: najbardziej pożądane przez media są przecież newsy.
Tytuł, który przyciąga
Kolejnym istotnym elementem jest tytuł. To od niego przede wszystkim zależy, czy dziennikarz przeczyta nasz komunikat. Tytuł musi być klarowny i intrygujący. Ważna jest także jego długość – nie powinien przekraczać jednej linijki tekstu. Unikajmy również wykrzykników – nie tylko w tytule, ale i w całym tekście. Im ich mniej, tym lepiej. Nagromadzone mogą sprawić, że treść stanie się mało wiarygodna.
Pamiętaj o piramidzie dziennikarskiej
Każdy tekst informacyjny należy budować zgodnie z zasadą piramidy dziennikarskiej. Kilka pierwszych linijek powinno zawierać więc najważniejsze informacje, będące dla czytelnika odpowiedziami na pytania: Co się stało? Kiedy? Gdzie? Kto brał w tym udział i co z tego wynika? W dalszej części tekstu rozwijamy przekaz, wzbogacając go o informacje uzupełniające.
Prosto i klarownie
Informacja prasowa powinna być redagowana w trzeciej osobie, bez użycia formy „my”, „nasze”. Zdania należy budować neutralnie, bez wartościowania („fenomenalny produkt”, „znakomity zespół fachowców”). W przeciwnym razie komunikat zamieni się w artykuł sponsorowany, do którego wielu odbiorców podchodzi sceptycznie i nieufnie. W komunikacie powinny znaleźć się rzetelne informacje, pisane prostym i zrozumiałym dla wszystkich językiem. Jak ognia należy wystrzegać się wielokrotnie złożonych zdań i skomplikowanych słów. Ważne jest również odpowiednie sformatowanie treści, by była ona maksymalnie przejrzysta. Zwarta bryła tekstu zniechęca do czytania już na wstępie. Dobrze sformatowany i logicznie ułożony komunikat będzie dla czytelnika wiarygodny i lekki w odbiorze.
Bądź konkretny
W informacji prasowej powinniśmy podawać konkretne dane, liczby, statystyki i ich źródła. Zamiast pisać „w ostatnim czasie firmę Y odwiedziło już sporo zainteresowanych”, napiszmy „według statystyk X od października br. firmę Y odwiedziło już ponad pół tysiąca zainteresowanych”. Dobrze by w tekście znalazły się wypowiedzi ekspertów, które nie tylko zwiększą wiarygodność informacji, ale także urozmaicą komunikat.
Wybierz odpowiednie media
Niezwykle istotny jest także wybór mediów. Gazetę lub portal internetowy, w którym chcielibyśmy zobaczyć swój komunikat, powinniśmy wybrać zależnie od tego, do kogo chcemy dotrzeć. Należy pamiętać, że wszyscy najchętniej czytamy o sprawach nam bliskich. Jeśli więc np. Twoja firma skonstruowała nowy model auta, najlepiej będzie, gdy informację prześlesz do mediów podejmujących tematykę motoryzacji.
Szczegóły techniczne
Media preferują treści przesyłane w formie elektronicznej, zapisane w formatach, które umożliwiają ich bezproblemowe i szybkie edytowanie. Najlepiej by komunikat był nie dłuższy niż jedna strona A4. W formie załączników można przesłać dodatkowe informacje o firmie oraz nazwisko i numer telefonu osoby odpowiedzialnej za kontakt z dziennikarzami.
Jeśli będziemy przestrzegać tych kilku podstawowych zasad, sporządzona przez nas informacja prasowa z większym prawdopodobieństwem spełni swoją funkcję: dotrze z informacją do obranej przez nas grupy docelowej.
